Lean e Digital Innovation: Virtual Obeya, uno strumento collaborativo per lo sviluppo prodotto distribuito

1. Introduzione
Negli ultimi 30 anni, il modo di pensare snello (Lean Thinking) ha rivoluzionato il modo di vedere l’azienda e i suoi processi. In particolare, a partire dalla metà degli anni ‘80 le espressioni Lean Manufacturing e Lean Production si sono diffuse a livello globale, portando con se la diffusione dei concetti di miglioramento continuo (kaizen) e di eliminazione degli sprechi (muda). Oggi, il Lean è un insieme di pratiche, metodi e strumenti applicabili a diversi processi industriali, dalla produzione, alla logistica, dai processi operativi (es. manutenzione, ma anche amministrazione), ai processi creativi (es. sviluppo nuovi prodotti, R&D, ingegneria). L’approccio Lean, nato in Giappone in Toyota nel secondo dopoguerra, è oggi di dominio pubblico, oggetto di approfonditi studi nel mondo occidentale e nelle imprese dei paesi industrializzati (USA in primis, da cui eredita gli anglicismi con cui è oggi codificato).
Tra i vari strumenti Lean inventati da Toyota vi è il paradigma della Obeya, termine giapponese (大部屋) che significa letteralmente “grande stanza”. Applicato per la prima volta – almeno secondo la letteratura manageriale diffusa da Toyota – dallo Chief Engineer Takeshi Uchiyamada, responsabile  dello sviluppo della nuova piattaforma Prius a metà degli anni ‘90, identifica una particolare stanza in cui l’ingegnere capo incontrava i responsabili delle varie funzioni aziendali coinvolte nello sviluppo per verificare l’avanzamento lavori, risolvere gli eventuali problemi e prendere decisioni condivise, con il supporto di strumenti visivi dall’impatto immediato (es. poster, grafici, schemi, diagrammi, ecc.). Esperienze simili si sono registrate negli anni in diversi ambiti ingegneristici, dalle War Rooms dei progetti della NASA, alle sale di Prototipazione Virtuale dell’industria automobilistica occidentale.
Oggi l’Obeya è un metodo standard di Lean Engineering/Lean Product Development, adoperato da diverse imprese industriali adite a pratiche di Lean Thinking. Un’Obeya è uno spazio fisico (una stanza, un corner, una sala riunioni, ecc.) pensato e predisposto in modo da facilitare una comunicazione efficace e tempestiva in meeting decisionali di progetto. Normalmente ai muri di un’Obeya sono appesi grafici e diagrammi che descrivono le tempistiche di un progetto (es. diagrammi di Gantt e Pert), il progresso e l’avanzamento dei lavori (Schedule Board), gli eventuali problemi riscontrati e le contromisure intraprese (Issue Board e Issue Analysis) dal gruppo di lavoro. Gli strumenti visuali sono aggiornati manualmente dai membri del team durante frequenti meeting di progetto, spesso condotti rapidamente in piedi. Sui diagrammi, le eventuali deviazioni di progetto (es. tempi, costi, specifiche, ecc.) sono immediatamente visibili e velocemente identificabili. In un’Obeya il team di sviluppo ha a disposizione le informazioni fondamentali per decidere eventuali modifiche e correzioni, condividendo in tempo reale le proprie esperienze e anche le proprie responsabilità. Le inefficienze comunicative, proprie di processi decisionali asincroni e sequenziali, in un’Obeya si riducono enormemente, massimizzando la condivisione tra le persone e le funzioni coinvolte. I tempi di decisione e di definizione sono ridotti al minimo, le attese e le ridondanze informative sono eliminate, le barriere organizzative proprie dei modelli funzionali sono superate, permettendo così una drastica riduzione del Time-To-Market dell’intero progetto di sviluppo. Tutto ciò rende l’Obeya un potente mezzo a supporto dei processi di progettazione, capace di aumentare l’efficienza e l’efficacia della fase progettuale, tramite il ricorso a strumenti comunicativi semplici, poco costosi e di immediata comprensione.
2. Limiti delle attuali Obeya
Malgrado i vantaggi, le Obeya fisiche sono lontane dall’essere perfette e presentano diversi limiti. Un’Obeya fatta di muri e di carta è sostanzialmente inadeguata contesti industriali molto parcellizzati e distribuiti:
In un’Obeya tradizionale, il trasferimento e la condivisione della conoscenza e delle responsabilità è fisicamente limitato alla e dalla carta: i membri del team devono essere simultaneamente presenti in azienda, e devono poter fisicamente accedere alla stanza preposta per l’Obeya. Le informazioni sono residenti nei diagrammi appesi ai muri della sala, risultando irraggiungibili ad attori esterni (es. membri del team non coinvolti nelle sessioni di Obeya, oppure esperti esterni all’impresa).
Da un’Obeya fisica non si possono esportare informazioni (al più si può fare una foto o una ripresa ai grafici, da condividere in remoto, es. in una video-conferenza). Si fa peraltro fatica a importarvi dati e conoscenza, dovendo sostanzialmente far ricorso a mediatori umani capaci di recuperare l’informazione corretta prima che il meeting in Obeya inizi (es. accedendo al repository aziendale, elaborando i dati in un foglio elettronico e stampando grafici da appendere ai muri dell’Obeya).
Un’Obeya fisica è intrinsecamente statica e pressoché passiva; ad esempio, la storia degli eventi di progetto, una volta che il progetto gestito in Obeya è finito, viene persa nel momento in cui si buttano i diagrammi utilizzati nella stanza, senza che si possa attivare alcun meccanismo efficace di persistenza della conoscenza sviluppata (al più si fanno delle foto ai poster dell’Obeya, documentandole in documenti di Lesson Learnt).
Infine, il grande vantaggio di avere tutto il team in un’unica “grande stanza” si trasforma in intrinseco limite nel momento in cui le aziende lavorano in un ambiente globalizzato e i diversi attori (es. progettisti, esperti, rappresentanti di altre funzioni di staff, ecc.) sono fisicamente dislocati in giro per il mondo, come spesso accade in imprese multinazionali, o in progetto di co-design con fornitori.
Su alcuni di questi limiti è in parte oggi possibile intervenire facendo ricorso all’utilizzo delle tecnologie informatiche, intrecciate ai principi di semplicità proprie del Lean. Ad oggi, il mercato non offre ancora una vera e propria Obeya virtuale, ma vi sono interessanti approfondimenti nel mondo della ricerca, che saranno presentati nel prossimo paragrafo.

3. Verso un’Obeya virtuale
Alla luce delle criticità evidenziate, si può comprendere facilmente come ci sia uno spazio di potenziale miglioramento e sviluppo, in cui il modello tradizionale di Obeya possa essere ripensato tramite l’adozione di moderne tecnologie informatiche e di comunicazione. Si immagini (v. schema) di avere un certo numero di team distribuiti geograficamente che collaborano secondo i principi Lean grazie all’utilizzo di un’applicazione web proiettata in una (o più) meeting room su delle grandi pareti. In questo scenario, i partecipanti hanno una visione completa del progetto tramite un mash-up di contenuti diversi sullo schermo, in una sorta di Obeya non più basata su carta, ma informatizzata, virtuale.
Per Obeya virtuale intendiamo quindi identificare un ambiente dinamico (e non statico come è un’Obeya tradizionale) che permette l’aumento della collaborazione tra due o più persone migliorando l’apprendimento dei singoli e lo scambio di conoscenza all’interno di diversi team di lavoro. L’Obeya così concepita permette di creare più stanze di lavoro dove si può monitorare lo stato di avanzamento del progetto, condividere file e documenti, prendere decisioni, collaborando in tempo reale o anche in modo asincrono con i membri del team che hanno accesso alla medesima stanza.
Da un punto di vista del Lean Management, l’utilizzo di un’Obeya virtuale riduce gli sprechi dovuti all’attesa, la ricerca è più efficiente e il lavoro può essere svolto in maniera più produttiva. Nell’Obeya virtuale l’interfaccia utente svolge un ruolo chiave per la collaborazione, è possibile visualizzare più documenti, applicazioni o pagine web nella stessa schermata, decidere come posizionare le schermate all’interno di ogni stanza, grazie all’utilizzo di un meccanismo drag and drop, creare nuovi template di applicazioni all’interno di ogni stanza e, se autorizzati, condividere l’accesso ad altri utenti. Questo ambiente virtuale permette di mettere in contatto persone presenti in luoghi fisici diversi, aumentando il livello di collaborazione inter e intra aziendale. Oltre ad avere più partecipanti all’interno di una singola stanza, è possibile visualizzare diverse pagine nello stesso momento che possono essere minimizzate, massimizzate e cambiate di posizione a piacimento, in modo da avere un controllo visivo su molteplici attività svolte all’interno di un progetto. Oltretutto, la scalabilità degli strumenti informatici consente di sviluppare applicativi ad hoc per estendere le funzionalità della Obeya virtuale, da stanza che consente la collaborazione tra più persone a stanza di controllo che permette di sviluppare dispositivi per monitorare lo stato di avanzamento della produzione, il controllo dei macchinari, i processi industriali e altre risorse. Tale strumento può essere utilizzato all’interno delle normali riunioni aziendali consentendo di aumentare il livello d’interazione tra le persone e di tenere sotto controllo diversi oggetti contemporaneamente, come, ad esempio, una presentazione di Power Point, fogli Excel, Word, filmati e web-link, cambiando agilmente le parti e i file proiettati durante il meeting. L’utilizzo di strumenti di interoperabilità tra uomo e macchina (es. riconoscitori di movimento, sensori touch) rende possibile creare una relazione con i tools dell’Obeya virtuale quasi fisica, venendo incontro alle prassi più concrete del lean, che prevedono una diretta interazione con lo strumento Obeya.
Le pratiche lean sembrano spesso disassociate dal mondo dell’IT. Nonostante ciò la necessità crescente di avere pratiche condivise e distribuite tra team dislocati in diverse aree geografiche, fa sì che anche il lean thinking si apra alla digitalizzazione e alla virtualizzazione. In questo articolo riportiamo uno spunto per la realizzazione della versione virtuale e web-based della Lean Management Obeya. L’Obeya virtuale non è altro che un mash-up di applicazioni nella quale un numero di widget possono essere integrati per rimpiazzare i tipici strumenti fisici di visual management (es. Check-lists,  Issue Board, ecc.). L’Obeya virtuale abilita la collaborazione in real-time e la condivisione di informazioni tra team distribuiti in diverse location. È interessante notare come molti sforzi siano attualmente in corso anche a livello di ricerca pre-competitiva (es. paragrafo Progetto LinkedDesign) e industriale, e diverse soluzioni commerciali si stiano cominciando ad  affacciare sul mercato.

4. L’esperienza del Progetto Europeo LinkedDesign
L’Unione Europea sta investendo numerose energie e fondi per lo sviluppo di piattaforme collaborative per rilanciare la competitività del manufacturing in Europa. Molti di questi sforzi sono a livello di ricerca, con numerosi progetti in corso. Il Politecnico di Milano è attualmente partner di un progetto di ricerca – LinkedDesign – focalizzato sul miglioramento della produttività attraverso l’integrazione di dati, persone e processi lungo il ciclo di vita dei nuovi prodotti.
L’obiettivo finale è quello di sviluppare una piattaforma collaborativa chiamata Linked Engineering and Manufacturing Platform (LEAP). Il progetto nasce con l’intento di supportare i progettisti industriali soprattutto nei processi collaborativi di progettazione e vede la partecipazione sia di partner universitari ed enti di ricerca come Politecnico di Milano, Aalto University, EPFL, NTNU e BIBA sia di partner industriali tra cui spiccano realtà come SAP, Holonix (spin-off del Politecnico di Milano), Volkswagen, Ubiteck, Aker Solution  e Trimek.
La piattaforma IT in corso di sviluppo includerà tutte le informazioni relative al ciclo di vita del prodotto necessarie a supportare i progettisti nello sviluppo dei processi industriali, indipendentemente dal formato, dalla location e dalla data di creazione.
All’interno di questo scenario trova spazio anche lo sviluppo del primo prototipo di Virtual Obeya secondo i principi sopra esposti. La Virtual Obeya, sviluppata da Holonix in collaborazione con il Politecnico di Milano, è ora disponibile, dopo essere stata utilizzata, in forma prototipale, da diversi partner di progetto.

Bibliografia
P. Hines, M. Holweg, N. Rich, “Learning to evolve. A review on contemporary lean thinking,” International Journal of Operations & Production Management, vol. 24, no. 10, 2004, pp. 994-1011.
J. M. Morgan, J. K. Liker, “The Toyota product development system,” Productivity Press. New York, 2006.
P. Abilla, “Obeya and Communication Breakdown,” www.shmula.com blog, posted on April 22, 2007, retrieved on February 26, 2014.
D. Blankenburg, K. Kristensen, K. E. Aasland, O. I. Sivertsen, “Virtual Obeya: collaborative tools and approaches to boost the use of simulators in concept design,” Proceedings of the 27th European Conference on Modelling and Simulation, ECMS, 2013.
T. Tanaka, S. Tanner, C. Flynn, “The basics of obeya,” presentation by Toyota Engineering Co. and QV Systems, Inc., 2011.
 

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